La gestion d'archives en entreprises
Les enjeux de l’archivage et de la gestion documentaire en entreprise
La gestion des archives est aujourd’hui au cœur des priorités des entreprises qui souhaitent garantir la pérennité de leurs documents et assurer leur conformité réglementaire. Si la dématérialisation des documents et la numérisation progressive des documents papier ont transformé les pratiques, l’archivage des documents – qu’ils soient physiques ou numériques – demeure un processus complexe et stratégique. Gérer efficacement le cycle de vie des documents impose d’adopter une politique d’archivage rigoureuse, tenant compte des obligations légales, des besoins métiers et des exigences en matière de traçabilité.
Respecter les obligations légales : un impératif documentaire
L’un des enjeux majeurs de la gestion des documents d’entreprise réside dans le respect des durées de conservation imposées par le Code du patrimoine ou les normes telles que ISO ou NF Z42-013. Chaque type de document, qu’il s’agisse de documents administratifs, archives intermédiaires, ou archives définitives, doit être classé, conservé puis versé ou éliminé selon un tableau de gestion précis. Le records management, discipline au cœur des pratiques d’archivage, permet de gérer les documents électroniques ou physiques selon un plan d’archivage structuré, intégrant droits d’accès, référentiels de durée légale et règles de classement des documents. De nombreuses organisations choisissent d’externaliser tout ou partie de ce processus à un service d’archivage ou à des archivistes spécialisés, parfois en lien avec les archives départementales ou les archives publiques.
La transition vers l’archivage électronique sécurisé
La montée en puissance des documents numériques a conduit les entreprises à investir dans des solutions d’archivage électronique (SAE), permettant de garantir l’intégrité, la lisibilité et la valeur probante des contenus. L’usage d’un coffre-fort électronique ou d’une solution GED (Gestion Électronique de Documents) facilite l’automatisation du cycle de vie documentaire, depuis la numérisation des documents jusqu’à leur classement, leur indexation, la gestion des métadonnées, et la conservation sécurisée. Le recours à un logiciel de gestion documentaire ou à une plateforme SaaS permet d’archiver les documents en toute sécurité tout en assurant un accès rapide et maîtrisé via des systèmes d’archivage compatibles avec l’ERP ou l’ECM existants.
Garantir la valeur probante et la restitution des documents
Dans un contexte où la valeur légale des documents est essentielle – notamment pour les fins probatoires, fiscales ou juridiques – il est primordial d’assurer l’archivage conforme des données. Cela implique l’utilisation de solutions de dématérialisation certifiées, intégrant des mécanismes de signature électronique, d’horodatage et de traçabilité complète. Ces dispositifs garantissent que les documents sont conservés dans un état authentique et immuable, prêt à être restitué en cas d’audit, de litige, ou de demande administrative. La bonne organisation du fonds d’archives repose aussi sur un classement clair, la définition d’un workflow documentaire, et la capacité à gérer les archives selon leur durée d’utilité administrative.
Notre solution d’archivage pour une gestion documentaire optimisée
Afin de répondre à l’ensemble des besoins en gestion documentaire et en archivage numérique, nous proposons une solution d’archivage globale, conforme aux standards de la gestion électronique de documents. Elle permet de gérer vos documents depuis leur production jusqu’à leur archivage définitif, qu’il s’agisse de documents sur support papier ou de fichiers électroniques nativement produits. Grâce à notre système de gestion documentaire, vous pouvez numériser, classer, conserver et archiver les données selon des pratiques archivistiques éprouvées. Nos outils assurent également l’externalisation du stockage d’archives dans des espaces sécurisés, avec des garanties de confidentialité, de restitution, et de destruction d’archives en fin de vie.